Aujourd’hui, le RGPD fait beaucoup parler de lui. Il est souvent craint par les structures qui ne savent pas réellement comment s’organiser autour de cette nouvelle réglementation. Le premier réflexe est de rechercher sur internet les détails de la loi et comment s’y préparer. Mais les sources sont multiples et on se retrouve très vite noyé sous la quantité d’informations. C’est pourquoi nous avons décidé de revenir sur les points clés de la mise en conformité et sur l’atout qu’elle représente pour les agences immobilières.
La mise en conformité en interne : les points clés
Les outils informatiques en ligne de mire
Site internet et CRM sont certainement les premiers visés par la CNIL car ils sont les principaux outils de collecte de données. Nous vous conseillons de commencer par le site internet. En effet, il est beaucoup plus facile de vérifier la conformité d’un site internet que celle de toutes les fiches personnelles stockées dans le CRM.
Pendant sa navigation sur votre site internet agence, l’internaute doit être informé de l’usage et de la durée de conservation de ses données. Les formulaires de contact, d’inscription à une newsletter, ou autres doivent donc être revus. Insérez une case à cocher qui permet à l’utilisateur de donner son autorisation pour l’usage qui sera fait de ses données. Ne demandez que les informations strictement nécessaires, pour que celles-ci soient justifiables.
Pour votre logiciel CRM, les actions sont plus succinctes. Assurez-vous que chaque fiche contact soit complétée par la preuve de l’accord client. Celle-ci doit toujours être accompagnée d’une date qui servira de référence pour déterminer l’obsolescence de l’accord du contact (légalement maximum 3 ans). Arrivé près de sa “date de péremption”, vous devrez vérifier si votre contact souhaite toujours faire partie de votre base ou en être supprimé. Sans réponse de sa part, il devra être supprimé.
Bien qu’elles semblent contraignantes, ces normes représentent un réel avantage. Le RGPD permet de rassurer vos clients et ainsi de réinstaurer un climat de confiance. La réglementation peut donc donner un nouveau souffle à votre relation client. Par ailleurs, avec l’obligation de suppression tous les trois ans, vous êtes assuré de garder une base client nettoyée et à jour.
Rodacom et ses clients sont déjà prêts
Chez Rodacom, nous avons anticipé la réglementation et les besoins des agences qui en découlent. C’est pourquoi nous avons déjà revu tous les sites internet de nos clients afin de les mettre en conformité. Au sein de notre CRM, vous avez désormais accès à un champ spécifique contenant la preuve de l’accord client ainsi que la date associée. Par ailleurs, nous avons développé des automatismes pour qu’un rappel soit envoyé dès que sa fiche arrive à expiration. Un rappel est également envoyé au négociateur pour qu’il puisse recontacter son client si besoin. Ces automatismes seront principalement utilisés en 2021, pour la première vague de suppression. Nos clients recevront également très prochainement un document stipulant la conformité de Rodacom face à la réglementation.
Pour plus d’informations sur les actions mises en place par Rodacom concernant le RGPD, n’hésitez pas à nous contacter.
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