Dirigeant d’agence ou négociateur, vous cherchez des informations sur comment remplir le registre des mandats ? Définition, usage, obligations, remplissage, registre papier ou numérique : on vous explique tout dans cet article.
Registre des mandats immobiliers : définition et usage
Un marché immobilier qui se porte bien se reflète souvent dans la multiplication des transactions immobilières, et donc pour les agents immobiliers, dans les nombreux mandats immobiliers à administrer.
Le mandat a vocation de contrat par lequel une personne, le mandant, donne pouvoir à une autre personne (ou une entité comme une agence immobilière) désignée comme mandataire, d’agir pour lui et en son nom. Mandat de vente simple ou exclusif, mandat de location, mandat de gestion : quelque soit l’objet du mandat en question, ce document dépeint les obligations et les droits de chaque partie, spécifiant notamment les missions du mandataire. Le métier d’agent immobilier étant très encadré, tous ces documents doivent être répertoriés dans ce qu’on appelle le registre des mandats immobiliers.
Registre des mandats immobiliers : obligations de l’agent
Le registre des mandats immobiliers est obligatoire. Ce document doit répertorier par ordre chronologique l’ensemble des mandats signés par l’agence immobilière, précisant pour chacun les informations légales nécessaires à leur bonne exécution. Il est important de souligner que le numéro d’inscription au registre doit être reporté sur l’exemplaire du mandat remis au mandant, ainsi que sur le registre-répertoire. Dans le cas contraire, ce dernier sera considéré comme caduc.
Attention, car ce registre doit impérativement être conservé pendant une durée de 10 ans minimum, sous peine d’une sanction par la « nullité relative ».
La loi Hoguet
La loi n°70-9 du 2 janvier 1970 autrement appelée loi Hoguet, et le décret n°72-678 (20 juillet 1972) venant renforcer cette législation, réglementent « les conditions d’exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et fonds de commerce ».
Concrètement, l’article 6 de la loi Hoguet définit les contours du registre des mandats immobiliers. En effet, selon cet article, la totalité des transactions immobilières effectuées par une agence immobilière ou un professionnel doivent impérativement faire l’objet d’un mandat dédié. L’article spécifie qu’un exemplaire de ce document doit être rendu au client, et la version originale, répertoriée et conservée au registre des mandats. De plus, l’agence ou l’agent immobilier doit également tenir un autre dossier dit « registre-répertoire », notifiant l’ensemble des opérations comptables (versements et remises) qu’il opère le cadre de son activité. Le numéro de reçu correspondant à chaque opération doit être indiqué. Bien évidemment, ces deux registres sont soumis à pléthore d’obligations qu’il faut respecter, sous peine d’illégalité et de sanctions judiciaires pouvant aller jusqu’à l’emprisonnement.
Comment tenir le registre des mandats immobiliers ?
L’inscription des mandats immobiliers au registre doit se faire dans l’ordre chronologique de réalisation.
Attention, les règles de rédaction sont strictes.
- – Aucune faute, aucun blanc, aucune rature lors de l’inscription d’un mandat au registre
- – Aucun rajout n’est autorisé une fois l’inscription faite
Si une de ses prérogatives n’est pas respectée, le mandat sera immédiatement annulé. Dans ce cas de figure, l’agent doit notifier l’erreur dans la « section observation » du registre, et en ouvrir un nouveau.
Si jamais le mandat est lui-même délégué, cette opération doit absolument être indiquée sur le registre étant donné qu’elle constitue déjà un nouveau mandat. Cependant, ce n’est pas le cas pour l’avenant au mandat qui n’est pas obligatoirement inscrit au registre. Néanmoins, il est à conserver avec le mandat originel.
Un cadre spécial régit le cas des signatures de mandats à distance. Il peut arriver qu’un mandat soit inscrit dans le registre des mandats immobiliers avant même sa signature par les différentes parties. Cette situation est tout à fait autorisée par la loi, à partir du moment ou la chronologie d’inscription est tout de même respectée. Cependant, prenez garde à ce que la date indiquée sur le mandat ne soit pas trop en décalage avec le début de la gestion du bien.
Quels sont les champs à remplir dans le registre des mandats de transaction ?
Trois étapes sont nécessaires pour remplir le registre des mandats de transaction.
- Création d’un mandat de transaction : indiquer le type de mandat, exclusivité, démarchage, description possible du mandat, profil du ou des mandats, date de début et de fin du mandat, durée initiale…
- Ajout d’un bien au mandat – Description du bien : adresse, typologie, nombre de pièces, type de cuisine, étage, surface, montant initial, garage inclus….
- Ajout d’un mandant : Civilité, Nom, prénom, Adresse, Code postal, Ville, Pays
Une fois ces trois étapes remplies, vous obtiendrez un fichier comme celui ci-dessous. Pour chaque nouvelle création de mandat, un numéro unique sera attribué.
Le registre des mandats numériques
Suite au décret n°2005-1315 établi en début d’année 2006, le registre des mandats immobiliers peut être géré sous forme électronique. Comme pour le format papier, l’ensemble des données doivent être conservées pendant dix ans. Cette possibilité est de plus en plus utilisée par les agences immobilières car elle est synonyme de gains de productivité. Économie de papier, de stockage, de temps, cette option permet également d’éviter les erreurs qui, nous l’avons vu, sont extrêmement préjudiciables pour les agences.
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