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Ne pensez plus aux tâches à faible valeur ajoutée et gagnez du temps simplement
#7- Ne pensez plus aux relances grâce aux rappels
Après chaque visite, le négociateur doit faire un compte-rendu aux propriétaires sur les premières impressions des potentiels acheteurs. Cependant, avec le nombre de tâches présentes dans leur agenda, il est très facile de l’oublier. Dans votre logiciel de transaction, paramétrez des alertes pour envoyer un rappel quelque temps après la visite. Si toutefois le commentaire n’est toujours pas rempli après six semaines, c’est vous, le directeur d’agence, qui recevez le rappel.
#8- Informez automatiquement vos négociateurs dès qu’un délai de rétractation arrive à terme
Un délai de rétractation arrive à son terme ? Le négociateur est informé automatiquement grâce à un mail de rappel. Il peut donc informer son client et renforcer la qualité de service. Plus besoin de surveiller tous les dossiers en cours.
#9- Connectez les agendas des négociateurs
Le logiciel de transaction est un élément central de la gestion de votre agence et un outil de référence pour vos négociateurs. Vous avez donc tout à gagner à connecter votre outil à l’agenda de vos négociateurs. Les événements et rappels inscrits seront automatiquement créés dans leurs calendriers.
#10- Automatisez la génération de vos documents légaux
En tant qu’agence immobilière, vous produisez un nombre important de documents légaux. Afin de gagner en productivité, vous devez disposer d’une bibliothèque de documents comme les mandats, les compromis, actes de vente etc. Afin d’assurer la qualité des documents, choisissez un acteur de référence. Grâce aux informations remplies dans le logiciel, vos documents sont pré-remplis automatiquement.
#11- Transférez automatiquement vos biens d’un logiciel à l’autre
Votre agence gère des biens en location. Lorsque le bien est loué, celui-ci est géré par votre logiciel de gestion locative. Au contraire, lorsque celui-ci est disponible à la location, c’est votre logiciel de transaction qui prend le relais. Grâce à Rodacom, ce transfert d’un outil à l’autre est automatique, pas besoin de saisir une énième fois les informations.
#12- Respectez le RGPD
Depuis la mise en place du règlement général sur la protection des données (RGPD), les agences immobilières sont particulièrement exposées (comme en atteste la condamnation de l’agence SERGIC en juin dernier). Votre logiciel de transaction doit donc être en conformité avec la réglementation, mais également aller plus loin en vous aidant dans la gestion des données personnelles des clients. Pour ce faire, dès que la fin de la période légale de conservation des données approche, votre contact reçoit un mail afin d’obtenir son consentement pour conserver ses coordonnées. Si toutefois, il ne consent pas, le logiciel doit permettre la suppression automatique de sa fiche.
Que ce soit pour gagner en efficacité, pour mieux piloter votre agence ou tout simplement gagner du temps, vos processus internes doivent s’appuyer sur les possibilités d’automatisation offertes par votre logiciel de transaction. Avec Néo Sphère, vous pouvez adopter tous les automatismes cités précédemment et bien plus encore…
